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Sportliche Großveranstaltungen: Langfristige Standards sorgen für Effizienz und Sicherheit

- 25-06-2018

Sportliche Großveranstaltungen wie die Fußball-Weltmeisterschaft ziehen ein großes Interesse auf sich. Wir haben uns die Grundpfeiler im Hinblick auf das Event-Management einmal genauer angeschaut. Unsere Analyse zeigt: Eine Reihe von Standards, die sich dort hat, sind auch im Hinblick auf die Organisation auch für Firmenveranstaltungen sinnvoll. 

Sportveranstaltungen zeichnen sich insbesondere durch eine langfristige und durchdachte Planung aus. Ein Erfolgsfaktor ist in der etablierten Zusammenarbeit mit festen Partnern und Sponsoren über viele Jahre hinweg zu sehen. Auf ähnliche Eckpunkte setzen Unternehmen, die ihre Veranstaltungen im Rahmen von Strategischen Meeting Management Programmen (SMMPs) organisieren. Die folgenden Standards, auf der die Organisation von Veranstaltungen wie etwa der Fußball-Weltmeisterschaft fußt, sind auch für Unternehmen hilfreich, wenn es um die nachhaltige Planungssicherheit ihrer Firmenveranstaltungen geht:

Langfristige Planung – Sämtliche Grundpfeiler der meist im mehrjährigen Rhythmus stattfindenden Veranstaltungen stehen lange im Voraus fest. Dazu gehört beispielsweise eine fest etablierte Zusammenarbeit mit Partnern: Zahlreiche Kooperationen, etwa mit Dienstleistern, Sponsoren und Fernsehsendern, sind auf lange Sicht vertraglich verankert. Klare Standards regeln die Auswahl von Outsourcing-Partnern und die Inhalte einer Zusammenarbeit. Dies erhöht die Effizienz wesentlich und sorgt für ökonomische Prozesse.

Agiles Projektmanagement – Auch wenn grundlegende Standards fest verankert sind, bleiben die Organisatoren in entscheidenden Punkten flexibel. Dies gilt insbesondere für die Umsetzung vor Ort. So muss angesichts kurzfristig angesetzter Wettbewerbe auf spezifische Herausforderungen reagiert werden, zum Beispiel wenn es um das Thema Sicherheit geht.

Transparente Richtlinien – In sämtlichen wichtigen Fragen werden langfristig ausgelegte Regelungen sichtbar. Diese sind in der Regel auch online zu finden und damit nicht nur für alle Beteiligten, sondern auch für die Öffentlichkeit transparent. Im Falle von Firmenveranstaltungen sollten Richtlinien für alle Verantwortlichen deutlich sein. Es kann sinnvoll sein, sie firmenweit verfügbar zu machen, etwa über das Intranet. Damit wird beispielsweise auch Unsicherheiten im Hinblick auf Compliance-Regelungen konsequent vorgebeugt. .

Zuständigkeiten – Sämtliche Funktionsbereiche sind klar zugewiesen. So übernimmt vor Ort in der Regel ein Organisations-Komitee die zentrale Rolle. Eine klare Zuweisung von Verantwortung gibt es auch für Themen wie Vermarktung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Akkreditierung, Informationstechnologie, Medien- und Telekommunikation oder Unterbringung der Sportler.

Dramaturgie – Zwar steht der Wettbewerb im Mittelpunkt, jedoch ist auch das Rahmenprogramm ein wichtiger Baustein für sportliche Großveranstaltungen. Es ist von Bedeutung, sämtliche Meilensteine wie etwa Eröffnung, Wettbewerbsphase und Abschlussfeier inhaltlich aufeinander abzustimmen. Hier zeigt sich: Erst durchdacht miteinander verbundene Inhalte schaffen ein durchgängig überzeugendes Erlebnis und echten Wiedererkennungswert. Dies gilt ebenso bei Firmenveranstaltungen.

Marketing – Sämtliche Maßnahmen sind von langer Hand geplant und unterliegen klaren Standards. Dazu gehört zum Beispiel das Maskottchen, das beispielsweise bei der Fußball-Weltmeisterschaft einen lokalen Bezug hat und Wiedererkennung schafft. Grundsätzlich ist das Marketing von großen Sportveranstaltungen international ausgerichtet - so sind etwa Websites und Publikationen in verschiedenen Landessprachen verfügbar.

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René Proske

CEO
When it comes to strategic meeting management, René is the one to know. He's worked his way through all touchpoints from the ground up, be it operative, marketing, strategy or HR; René really knows what makes a business tick. He's poured into Proske years of passion and sustained a productive and collaborative environment for all employees. Before joining Proske, René studied travel and tourism and worked with DER Travel Agencies and Tour Operators as well as landing key roles in global marketing and sales functions within the finance industry . Outside of Proske, René engages in key philanthropic activities that promote a culture of respect and appreciation for individuals and different cultures.René is a skilled industry speaker who combines his deep knowledge of how it all works with a profound understanding of company needs. All of which contributes to him being a driving force behind the growth and success of Proske. Under René’s leadership Proske has become one of the leading family owned European businesses in the industry.