Slide

Coronavirus: Wie Organisatoren von Veranstaltungen mit der Krise umgehen können

Pressemitteilung

  • Coronavirus: Wie Organisatoren von Veranstaltungen mit der Krise umgehen können
  • Insbesondere digitale Meetings sind probate Alternative für Unternehmen

München, 28. Februar 2020. Ein Großteil geplanter Veranstaltungen wird derzeit aufgrund des Coronavirus abgesagt. Die Veranstaltungsagentur Proske GmbH empfiehlt ein Maßnahmenbündel, um aus Gesundheitssicht mit der Krise umzugehen und gleichzeitig wirtschaftliche Schäden so weit wie möglich zu begrenzen. Insbesondere digitale Meetings & Events (M&E) stellen demnach für Unternehmen eine sinnvolle Alternative dar. Damit verbunden ist die Chance, das gewonnene Vertrauen in digitale Formate auch nach der Krise zu nutzen.

Neben großen Messen und Kongressen sind laut Proske viele Firmenveranstaltungen von Absagen aufgrund des Coronavirus betroffen. Damit gehen potenziell erhebliche wirtschaftliche Schäden einher. So fallen Stornokosten für bereits gebuchte Veranstaltungen an. Auch die Kosten für die bereits erfolgte Vorbereitung von Meetings & Events (M&E) dürften erheblich sein. Eine weitere Problematik liegt darin, dass Firmenprojekte und Wissenstransfers angesichts ausfallender Meetings ins Stocken zu geraten drohen.

„Aufgrund der Gefahr des Coronavirus ist bei größeren Veranstaltungen eine Absage in Betracht zu ziehen. Auch bei kleinen Meetings sollten die Organisatoren prüfen, ob die Teilnehmer wirklich vor Ort sein müssen. Denn gerade in Verbindung mit internationaler Reisetätigkeit ist ein Risiko nicht auszuschließen. Wir empfehlen Unternehmen derzeit, ihre geplanten Veranstaltungen auf digitale Lösungen zu verlagern“, sagt René Proske, Geschäftsführer der Proske GmbH. Digitale Meetings ersparen den Teilnehmern die persönliche Anreise, so die Agentur Proske.

Leitlinien für digitale Meetings & Events (M&E)

Eine Option besteht darin, Veranstaltungen vollständig virtuell durchzuführen. Dabei ist eine Teilnahme etwa vom Firmensitz oder von zu Hause aus möglich. Alternativ lassen sich auch lediglich Anteile einer Veranstaltung virtuell realisieren. In diesem Fall treffen sich Teilnehmer lokal oder regional an einem Ort. Verschiedene Lokallitäten werden digital miteinander verbunden. Entscheidend, so Proske, ist es bei beiden Szenarien, die Inhalte der Veranstaltungen den digitalen Gegebenheiten anzupassen. So bedarf es eines hohen Grades an Interaktion der Teilnehmer über verschiedene Tools, damit die Inhalte adäquat vermittelt werden und die Veranstaltung zum Erfolg wird.

Probate Formate für virtuelle Meetings & Events (M&E) sind beispielsweise:

  • Sogenannte Halo Rooms mit großen Monitoren: Sie erlauben eine Atmosphäre, die einer realen Konferenz weitgehend entspricht. Die Teilnehmer sehen ihre Kollegen in Echtzeit in voller Größe und können sogar Augenkontakt halten. Solche Räume gibt es in allen größeren deutschen Städten.
  • Virtual Reality ermöglicht es, Vorträge und Reden in einer realitätsnahen Umgebung zu transportieren. Geschieht dies in Echtzeit, wird der Effekt noch verstärkt. Für Teilnehmer besteht kaum noch ein Unterschied zu einer realen Anwesenheit.
  • In virtuellen Meeting-Räumen können Teilnehmer mithilfe von Avataren Inhalte teilen und an Sitzungen live teilnehmen. Dies funktioniert von jedem internetfähigen Gerät aus.
  • Digitale Whiteboards helfen dabei, Ideen zu teilen. Dies wird ergänzt durch virtuelle Foren, in denen Fragen gestellt und Verbindungen hergestellt werden können. Team-Chats erlauben es mehreren Teilnehmern, an Diskussionen teilzunehmen.
  • Apps helfen Teilnehmern, Inhalte auf dynamische Weise zu teilen und miteinander zu interagieren.

Die derzeitigen Entwicklungen zwingen Unternehmen und Veranstaltungsplaner, neue Wege zu gehen und bestehende Technologien noch gezielter einzusetzen. Dies wird dazu beitragen, auch nach dem Coronavirus auf solche Formate zu setzen, so Proske. Daraus lässt sich ein Mehrwert für die Unternehmen generieren und ein Beitrag zum Klimaschutz leisten. Denn digitale Meetings führen zu einer verminderten Anzahl an Flügen und Fahrten. Daraus resultiert eine Verbesserung der Klimabilanz.

Über Proske

Proske ist ein führender Outsourcing-Partner für Veranstaltungen und Strategische Meeting Management Programme (SMMPs). Die Vision der Agentur ist es, die Event-Branche zu inspirieren und ihre grundlegende Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Dabei unterstützt Proske seine Kunden in der Frage, wie sie Veranstaltungsprogramme nutzen, um ihre lokalen und globalen Ziele zu erreichen. Der Ansatz besteht darin, Unternehmen bei allen Schritten zu begleiten und so auf strukturierte und kreative Weise deren Outsourcing zum gewünschten Grad zu ermöglichen. Proske bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität, Logistik und Strategieberatung für nachhaltige SMMPs. Als Beitrag zu nachhaltigen Veranstaltungen wurde eine virtuelle Plattform konzipiert, die als Lösung für unterschiedlichen Veranstaltungsformate eingesetzt wird. Als Familienunternehmen gegründet, ist Proske heute mit über 80 Mitarbeitern und Standorten in Rosenheim, München, und New York eine der größten Veranstaltungsagenturen in Deutschland sowie im internationalen Raum. Mehr Informationen unter www.proske.com und www.proske-virtual-venue.com.

Unternehmenskontakt

Proske GmbH Dreifaltigkeitsplatz 1A, 80331 München, T: +49 89 544 794 820, hello@proske.com, www.proske.com

more news.

Proske nimmt an VDR & GBTA Conference 2022 in Berlin teil

IN THE MEDIA

EXCITING TECH

Meet the CEO: Interview with Larissa Steinbäcker

Our Co-CEO Larissa Steinbäcker has recently shared deep insights in an interview with Exciting Tech about her vision, inspiration and super power, as well as future trends for Proske and the industry. Read further to get to know Larissa from a whole new perspective!

Read more

April 2024

Proske nimmt an VDR & GBTA Conference 2022 in Berlin teil

IN THE MEDIA

Newslounge.de

Proske presents: Chris – Our new director of sales for Proske inc. and magnid in the US

The Proske agency welcomes Christopher Rost as its new Sales Director in the New York office. He will be responsible for both Proske’s services and the magnid event platform. Christopher Rost brings extensive experience to his new role, having previously held various positions at event tech companies, meeting and event agencies and hotel companies.

Read more

April 2024

Proske nimmt an VDR & GBTA Conference 2022 in Berlin teil

IN THE MEDIA

WELT.DE

Leading the Digital Transformation: Our Insights in “Neues Arbeiten und Lernen”

We are proud to share our latest feature in the special issue “Neues Arbeiten und Lernen” (“New Ways of Working and Learning”) by DIE WELT, where we explore the pivotal role of XR applications and digital twins in driving Germany’s future towards digital transformation.

Read more

March 2024

Proske nimmt an VDR & GBTA Conference 2022 in Berlin teil

IN THE MEDIA

Business-on.de

Sustainability in the world of virtual meetings & events

In a world where virtual meetings become more and more relevant, Proske stands at the forefront of optimizing energy- and data usage and opts for renewable energies and innovative technology, to ensure the most sustainable outcome of any virtual event.

Read more

January 2024