Wie SMMP funktioniert

Wie SMMP funktioniert

Das A-Z der Strategischen Meeting Management Programme

 

Wie funktioniert SMMP?

Sie haben entschieden, Ihre Meetings und Events effizienter zu gestalten und ziehen SMMP als eine mögliche Lösung in Erwägung. Jetzt möchten Sie wissen, was wirklich dahinter steckt und was es ehrlicherweise bedeutet. Wir begleiten Sie bei den Schritten, die Sie als Unternehmen bei der Einführung eines erfolgreichen Meeting Management Programms gehen müssen.

 

Was ist SMMP?

SMMP ist…
Ein unternehmensweites strategisches Programm, das Ihre Meetings und Events so strukturiert, dass sich Ihre Transparenz verbessert, Ihre Kosten erfasst werden, Sie ein eindeutiges Berichtswesen bekommen, Ihre Zulieferer managen, Prozesse standardisieren und sich an Ihre Firmen- und IndustrieCompliance halten.

SMMP ist NICHT…
ein eines-für-alle-Programm. Es ist eine maßgeschneiderte Lösung, zugeschnitten auf Ihre speziellen Bedürfnisse in Ihrem Umfeld und ergänzt perfekt Ihre Unternehmensstrategie. Diese Anleitung gibt Ihnen einen kurzen Abriss der allgemeinen Schritte, die alle Unternehmen gehen müssen, um ein nützliches und kostengünstiges Programm zu entwickeln.

 

SCHRITT 1: Warum?

Warum überhaupt etwas verändern?
Meetings haben ja bisher einigermaßen funktioniert und der Aufwand, dieses neue Meetingprogramm zu starten, ist hoch. Warum dann ein SMMP erwägen?
Im Einzelnen wollen wir…

  • Transparenz der Meetingkosten
  • die Einkaufsprozesse vereinheitlichen
  • eine dezentrale Struktur konsolidieren
  • Strukturen und Prozesse entwickeln, die Eventabläufe standardisieren
  • eine interne Kostenanalyse für die Planung und Durchführung von Meetings sowie u.a. Personalkosten
  • Return of Investment erzielen
  • Meetings und deren Abläufe Service Level Agreement (SLA) Richtlinien unterwerfen
  • ein Projektmanagement-System einführen, mit dem Ziel Meetings weitestgehend zu automatisieren
    Compliance-Regularien sowie das Berichtswesen transparent in die Planung und Durchführung von Meetings integrieren
  • eine standardisierte Meeting-Bewertung, nämlich: Kosten, Teilnehmerzufriedenheit, Erreichen von KPIs
  • Big Data und andere Analysemöglichkeiten als Basis einer smarten Entscheidungsfindung

 

Warum SMMP erwägen?
Einfach, zur Qualitätssteigerung,
Kosten minimieren und Transparenz steigern.

 

SCHRITT 2: Analyse

Sie müssen Ihren jetzigen Stand der Dinge ganz genau kennen, damit Sie Ihre Meetings mit Ihrer Firmenstrategie in Einklang bringen können. Zunächst analysieren Sie, welche Abteilungen in Ihrer Firma Budgets für Meetings verantworten und welche Meetings organisieren. Danach müssen Sie herausfinden, wieviel Sie INSGESAMT als Firma für Meetings ausgeben. Das erscheint einfach, leider sind diese Kosten aber häufig irgendwo versteckt.

Bei einem solch erheblichen Kostenvolumen für Meetings müssen wir genau die Gesamtzahl der Meetings, deren Größe und Kosten und für jede Leistung die Anzahl der Zulieferer aufzeigen. Welche Personen verantworten intern Meetings und wieviele pro Jahr? Würde man diese als Meetingexperten bezeichnen? Erledigen sie diese Aufgabe zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben? Ist ein Team oder eine Einzelperson dafür verantwortlich? Sind all diese Meetings überhaupt nötig? Wie agieren Ihre Mitbewerber diesbezüglich?

 

Sie müssen herausfinden, wie viel Sie
als Firma insgesamt für Meetings ausgeben.

 

Analyse Beispiel

Hotelzimmer: Die meisten Meetings schließen Hotelübernachtungen ein, also eine der Schlüsselpositionen für eine Analyse. Wie kann man die
Gesamtkosten für Hotelübernachtungen herausfinden? Wir können die dafür verantwortliche Abteilung oder deren Mitarbeiter fragen, welche Hotels sie buchen. Wir können die Gesamtausgaben auch über die regionale oder die globale Buchhaltung der Hotelketten herausfinden. Wir können zusätzlich unser regionales Pendant innerhalb der Hotelkette um zusätzliche Information über unsere regionalen und globalen Ausgaben bitten. Wenn wir schon mit den Hotelketten sprechen, können wir sie gleich auch auf Vorzugskonditionen ansprechen. Haben wir bereits einen Vertrag mit der Hotelkette ausgehandelt? Wenn ja, haben wir den Mindestumsatz erreicht? Usw. Nutzen wir Agenturen/Partner, um Hotels oder Veranstaltungsstätten zu sourcen?
Verzetteln Sie sich nicht in Details, sondern versuchen Sie zu verstehen, was insgesamt abläuft, und, noch wichtiger, was läuft seit Sie mit Ihrer Analyse begannen. Dies ist unbedingt nötig, um ein funktionierendes SMMP zu initiieren.

 

Anstatt Sie Ihre ganze Zeit darauf verwenden, Ausgaben Ihrer Firma aus der Vergangenheit zu zerpflücken und wieder zusammenzusetzen, vergewissern Sie sich, dass Sie alle aktuellen Daten gesammelt haben. Was jetzt gerade passiert, sind wertvolle Daten, die Ihnen einen zuverlässigen Überblick verschaffen, der für die Zukunft wertvoll ist. Am Ende dieses Prozesses sollten Sie eigentlich einen guten Überblick haben, sowohl über die Gesamtausgaben, als auch über die regionalen Ausgaben und die Anzahl der Zulieferer in einem beliebigen Bereich.

Jetzt wird es Zeit, das große Ganze zu skizzieren.

  • Unsere Firma veranstaltete XXX Meetings im vergangenen Jahr
  • Unsere Firma gab € XXX im vergangenen Jahr für Meetings aus
  • Wir nutzten insgesamt XX Meeting-Zulieferer
  • Unsere ausgehandelten Einsparungen beliefen sich auf € XX
  • Unsere internen Kosten für Arbeitszeit und Mitarbeiter beliefen sich auf € XX

 

UND DANN STELLEN SIE DIE FRAGE:
Wie können wir das alles besser machen?

 

SCHRITT 3: Einen Plan erstellen

  • Ordnen und bewerten Sie die Ergebnisse der Analyse
  • Legen Sie die SMMP-Ziele und den strategischen Ansatz einschließlich Zeitschiene fest
  • Holen Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung ein
  • Legen Sie die Corporate Governance fest
  • Formulieren Sie einen Plan zur Risikominimierung
  • Entwickeln Sie KPIs, die sich auch steuern lassen
  • Nachdem Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung eingeholt haben, vergewissern Sie sich, Sie haben die Zustimmung anderer Interessensvertreter, die Ihr Programm in der Zukunft scheitern lassen könnten. Dazu zählen: derzeitige Meetingplaner, Reiseabteilungen, Marketing, Compliance, Einkauf, Finanzen und andere.
  • Holen Sie die Hilfe eines externen Beraters ein, sei es ein Beratungsunternehmen oder eine auf SMMP und deren Einführung spezialisierte Agentur.
  • Entwerfen Sie einen detaillierten Projektplan und eine Zeitschiene
  • Legen Sie die Ressourcen fest, die das Programm intern und extern stemmen können
  • Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan
  • Wählen Sie eine Eventagentur mit umfassendem Verständnis worum es bei SMMP geht, die SMMP bereits bei Kunden eingeführt hat und Ihnen bei der Erreichung Ihrer SMMP-Ziele hilft.

 

SCHRITT 4: Prozess-Design

Einfach ausgedrückt gibt das Prozess-Design vor, wer mit wem arbeitet, und wie alle zusammenarbeiten; dies bedeutet, das gesamte Zusammenspiel der damit befassten Einzelpersonen zu definieren (interne Interessenvertreter, Budgetverwalter, Abteilung Einkauf und Zulieferer)

 

SCHRITT 5: Sichten und Beauftragung von Zulieferern

Auswahl eines strategischen Software-Partners für Ihr SMMP
Diese Software versorgt Sie mit einer Einheitslösung für Datenanalyse, Kostenerfassung, Zulieferermanagement, Reporting, Zahlungslösungen, Teilnehmermanagement, Meeting-Technik usw.

Wählen Sie einen strategischen Partner für die Einführung Ihres SMMP
Die für das Sichten und die Beauftragung eines Zulieferers nötigen Schritte enthalten:

  • Marktanalyse potentieller Zulieferer
  • RFI an eine Vorauswahl von Zulieferern
  • RFP an eine engere Auswahlliste
  • Bewertungsprozess und persönliche Meetings mit einer verkürzten Auswahlliste
  • Preisverhandlungen und Beauftragung des gewählten Zulieferers
  • Die Vorzugslieferanten sollten SMMP-basierten KPIs unterworfen werden

 

SCHRITT 6: Einführung

Jetzt ist die Idee zwar konkret, für den größten Teil der Firma steht das Programm jedoch erst am Anfang. Jetzt ist die Zeit, Ihren Kommunikationsplan umzusetzen und die Unterstützung der gesamten Firma zu erhalten, nur so bekommen Sie optimale Ergebnisse.

  • Passen Sie Prozesse an, und wenn nötig, verändern Sie sie gemeinsam mit externen Partnern
  • Entwickeln Sie standardisierte Service Level Agreements (SLAs)
  • Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Kommunizieren Sie Standard Operating Procedures (SOPs). Kommunizieren Sie die zukünftigen Meeting-Management-Prozesse, einschließlich firmenweite Ziele.
  • Kommunizieren Sie einen Wechsel des Meeting-Managements hin zu einem Zulieferer-Netzwerk (z.B. Hotelketten, A/V-Technik, Produktionspartner, Firmenreisebüros, TMCs)
  • Führen Sie sowohl interne Trainings ein und durch, als auch Trainings für Zulieferer
  • Implementieren Sie genau nach einem vorher festgelegten Ablaufplan; dieser Plan könnte sowohl regional sein, als auch pro Kontinent oder pro Abteilung, je nach Firmenstruktur und –zielen.

 

Jetzt ist die Zeit, Ihren Kommunikationsplan umzusetzen
und die Unterstützung der gesamten Firma zu erhalten,
nur so bekommen Sie optimale Ergebnisse.

 

SCHRITT 7: Controlling

Es ist wichtig, zu wissen, dass nach der Einführungsphase die Arbeit noch nicht getan ist. Jetzt haben wir die Gelegenheit, das Programm kontinuierlich zu analysieren und an die gesteckten Ziele anzupassen, den Plan ständig mit der Wirklichkeit abzugleichen, und dabei immer flexibel zu bleiben. Während der Kontrolle des Programms müssen die vorher definierten Ergebnisse ständig überwacht werden, z.B. die Teilehmerzufriedenheit, Ausgaben, Qualitätsmanagement, Prozesstreue, Projekt-Meilensteine.

 

Gesamter Zeitrahmen

Seien Sie realistisch bei der Festlegung eines Zeitrahmens und stellen Sie sicher, jeder Schritt erhält die Aufmerksamkeit, die er verdient. Nachstehend haben
wir eine generelle Zeitschiene erstellt, wir alle wissen jedoch, dass sie an Ihre spezifischen Gegebenheiten angepasst werden muss.

SMMP Ablauf

Für Ihre bevorzugten Zulieferer und wichtigsten Interessensvertreter können im Rahmen einer fortdauernden Einführungs- und Bewertungsphase „check-inpoints“ geschaffen werden.