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ERFOLGSKONTROLLE BEI SMMP

Markiert mit - Geposted von - 10-01-2017

Sollte man bereits in der Konzeptphase eines Strategischen Meeting Management Programms (SMMP) an Erfolgskontrolle und an die relevanten KPIs denken?

Das Szenario: Die Bedingungen in Ihrem Umfeld sind instabil und die Zukunft noch ungewiss. Zahl und Umfang Ihrer Projekte sind unvorhersehbar. Budgets verändern sich noch während die Strategie angepasst wird. Und die Geschäftsleitung erwartet von Ihnen Qualitätsverbesserung, obwohl noch niemand die eigentlichen Services definiert hat. Andererseits werden Sie genau das gleich erfahren, und zwar nach der Programmeinführung, für die sie gerade kämpfen. Alle möglichen Leute werden von Ihnen Zahlen erwarten, die den Erfolg belegen. Und genau hier ist die Krux: Haben Sie die Zeit, um den Ist-Zustand zu bemessen? Gibt es die nötigen Informationen hierzu überhaupt irgendwo in Ihrer Firma? Wenn NICHT – dann müssen Sie mehr Zeit für die Konzeptphase einplanen, damit Sie vernünftige Annahmen für eine künftige Entscheidungsfindung treffen können.

In Betracht zu ziehen:

Qualität – nehmen Sie sich Zeit, und legen Sie einen Katalog von Servicestandards fest. Differenzieren Sie klar zwischen unterschiedlichen Meetingtypen und beschreiben Sie exakt die Serviceanforderungen. Bedenken Sie neue Services und Trends und besprechen Sies dies mit Ihrem outgesourcten Implementierungspartner. Zur Qualitätskontrolle sollten Sie für alle Teilnehmer -oder zumindest für alle Meetingverantwortlichen- eine Umfrage vorbereiten.

Compliance – wenn Sie Glück haben, müssen Sie keinem komplexen Compliance-System folgen. Einige Firmen haben nicht nur strenge interne Regeln für Einkaufsprozesse eingeführt, sondern müssen auch externe Compliance-Kodexe einhalten, wie z.B. die Pharmaindustrie und bestimmte Finanzdienstleister. Versuchen Sie, vernünftige Annahmen für den Zeitaufwand im Einkauf, in der Rechts- und Kongressabteilung zu treffen.

Prozesse – können Ihre Controller überhaupt Zahlen für die Einkaufsprozesse liefern? Wieviel Zeit und Geld muss für den Entscheidungsprozess für oder gegen den einen oder anderen Zulieferer aufgewendet werden? Wie hoch sind die aufgelaufenen Kosten, um einen Auftrag zu erstellen? Mein Rat: Versuchen Sie, Ihre Prozesse ordentlich zu definieren und bedenken Sie, dass Sie viele Prozesse auch an Ihren Partner outsourcen können, von der Auftragserstellung bis hin zur Verbuchung der Endabrechnung. Haben Sie das Einsparpotential im Auge, und versuchen Sie, es zu quantifizieren.

Fremdkosten – für den Fall, Sie haben gerade keinen genauen Überblick – Sie werden in bekommen. Aus Compliance-Gründen können Sie ein Audit gleich mit in Ihre Verträge aufnehmen. Legen Sie daher auf jeden Fall genaue KPIs fest, z.B. Kosten pro Person oder pro Meetingtyp. Zusammen mit einem genau definierten Servicestandard wereden Sie in der Lage sein, den Erfolg Ihres Programms zu bemessen.

Reporting – Hand auf’s Herz, Sie haben nicht mehr als ein Bauchgefühl, was wirklich abgeht. Wie könnten Sie angesichts der komplexen IT-Landschaft in Ihrer Branche auch mehr erwarten. In den meisten Fällen ist die Business-Intelligenz noch nicht so weit. Das muss sich ändern, wenn Sie Ihr SMMP unter Kontrolle haben wollen. Statt es selbst zu machen, machen Sie es doch zu einem Teil Ihres Outsourcing-Portfolios. Die richtige Art und Weise an Ihr SMMP heranzugehen wird Ihnen Zeit und Geld ersparen. Und auf lange Sicht Ihr Leben erleichtern. Es ist immer hilfreich, einen oder mehrere Ihre potenziellen Implementierungspartner einzubinden, um Sie in der Konzeptphase zu unterstützen. Schließlich sollte Ihr Outsourcing-Partner Ihre relevanten Daten zusammentragen und Zahlen liefern. Das ist Teil seines Jobs.

Möchten Sie mehr darüber reden? Bitte, sehr gern.

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Markus Struppler

CFO
Mit seiner breit gefächerten Erfahrung in Corporate Finance und der Entwicklung von Wachstumsstrategien für ATOSS Software, BayTech Venture Capital und Bain & Company weiß Markus, es zählt was unter dem Strich bleibt. Markus meint mit SMMP das Outsourcen von bestimmten Prozessen von Firmenkunden. Um in diesem Bereich erfolgreich sein zu können, muss das Serviceniveau auf allen Ebenen und mit allen Beteiligten klar definiert sein, genau wie geschmeidige interne Prozesse, die dann eine makellose und kostengünstige Durchführung gewährleisten. Was letztlich für Markus zählt ist die Wertsteigerung des Endkunden, denn nur so kann Proske stabile Kundenbeziehungen aufrechterhalten – und schlussendlich auch den eigenen Erfolg.